Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen de gratis versie en de standaard versie?

De gratis versie heeft geen tijdslimiet, zoals bijvoorbeeld ‘14 dagen gratis uitproberen’. Bij Woub Gratis heb je altijd onbeperkt toegang tot je account. Je kunt alle functionaliteiten volledig uitproberen, alleen is het zoeken tot 3 maanden beperkt en is de opslag 5 GB per bedrijf.

Wanneer je voor Woub Standaard kiest, vervallen deze beperkingen en heb je onbeperkt toegang tot je zoekgeschiedenis en onbeperkte opslagcapaciteit. Woub Standaard kost €7,50 per gebruiker per maand bij een jaarlijkse facturatie.

Ik kan een collega een rol geven. Wat betekent dat?

Bij het uitnodigen van een nieuwe collega is het mogelijk om een rol toe te wijzen. Woub heeft drie type rollen:

Admin 
Deze gebruiker heeft de volledige rechten om collega’s uit te nodigen, te wijzigen of te verwijderen. Daarnaast heeft hij de bevoegdheid om te upgraden naar Woub standaard.

Manager
Deze gebruiker heeft volledige toegang tot alle projecten in zowel het overzicht als het archief. Een manager heeft de bevoegdheid om nieuwe projecten aan te maken en te beheren.

Medewerker
Deze gebruiker heeft beperkte rechten en ziet binnen een project alleen de chats waarin hij is toegevoegd. Hij heeft geen toegang tot interne projectinformatie.

Wat is het verschil tussen een project en een chat?

Een project is een kaartje in je overzicht, dat je kunt verplaatsen (slepen) tussen de verschillende projectfases. Binnen een project kun je verschillende communicatielijnen oftewel chats toevoegen.

Bedenk van te voren goed wie je wel/niet aan een chat toevoegt. Op deze manier heb je een goede communicatiestructuur en ontvangen vakmannen, projectbegeleiders of andere bedrijven, alleen de informatie die voor hen bedoeld is.

Ik word uitgenodigd door een ander bedrijf, moet ik dan zelf een project aanmaken?

Op het moment dat jij door een ander bedrijf wordt uitgenodigd voor een chat, hoef je niets te doen. Wij maken voor jou een eigen project aan, waarbij alle interne projectinformatie alleen voor jouw bedrijf zichtbaar is.

Het bedrijf dat jou heeft uitgenodigd heeft een eigen project met daarin jullie gedeelde chat. Binnen jouw eigen project heb jij alle vrijheid en flexibiliteit om meerdere chats toe te voegen. Deze nieuwe chats zijn niet zichtbaar voor het bedrijf dat jou heeft uitgenodigd.

Wat gebeurt er als ik een project archiveer?

Wanneer een project volledig is afgerond en niet meer zichtbaar hoeft te zijn in het overzicht, kan het gearchiveerd worden. Het project verdwijnt dan uit het overzicht en is alleen terug te vinden via de zoekbalk aan de bovenkant van je scherm.

Wanneer je Woub Standaard gebruikt, kun je onbeperkt door het archief zoeken.

Zit ik ergens aan vast?

Je kunt Woub gratis uitproberen, zo lang als je maar wilt. Er zit geen tijdslimiet op de gratis versie en opzeggen is niet noodzakelijk. Mocht de app niet voldoen aan je verwachting, dan horen we graag van je hoe we de app kunnen verbeteren.

Als je hebt gekozen voor Woub Standaard, dan kun je iedere maand opzeggen of je account downgraden naar Woub Gratis.

Hoe moet ik mijn projectfases inrichten?

Ieder bedrijf heeft zijn eigen werkwijze, daarom hebben wij de flexibele projectfases bedacht. Bepaal het aantal fases dat past bij jouw werkwijze, organiseer alle projecten waar je mee bezig bent en vergeet nooit meer iets.

Wij kunnen ons voorstellen dat jij je niet dagelijks bezig houdt met projectmanagement. Om je op weg te helpen, hebben we hieronder een aantal veelgebruikte projectfases opgesomd:

Offertefase: nieuwe aanvragen, nieuwe afspraken, opnames, klus opnemen, terugbellen.

Voorbereidingsfase: nog inplannen, ingepland, opstarten, eerste factuur, werk voorbereiden.

Uitvoerende fase: lopende projecten/klussen, opdrachtbon, spoed, wachten, on hold.

Nazorg fase: Afgerond, nog opleveren, opgeleverd, afgehandeld, gecontroleerd, factuur opstellen.

Wat gebeurt er als ik een externe deelnemer uitnodig voor een chat?

Wanneer je een externe deelnemer uitnodigt voor een chat, maken wij direct voor deze persoon een eigen project aan. Zo hebben jullie nu beide een eigen project, met daarin de gedeelde chat. Alle interne projectinformatie, waaronder notities, media en opdrachtgever gegevens zijn nooit zichtbaar voor deze externe deelnemer. Alleen de verstuurde berichten en media in de gedeelde chat zijn voor het andere bedrijf zichtbaar.

Een gedeelde chat herken je aan het onderstaande oranje icoon:

Hoe veilig is Woub?

Het beschermen van data heeft onze hoogste prioriteit. Woub gebruikt hoogstaande technische beveiliging om alle gegevens te beschermen. We hebben back-ups om ons preventief voor te bereiden op dataverlies, zodat wij direct in staat zijn alle data te herstellen, zonder dat jij daar last van hebt.

Wij hosten onze data in streng beveiligde en gecertificeerde data centers. Daarnaast gebruiken wij firewalls en werken wij samen met beveiligingsspecialisten, zodat jouw data altijd goed beschermd is.

Collega's uitnodigen

Het uitnodigen van collega’s is op dit moment alleen mogelijk via onze web app op de computer. Je kunt onder ‘mijn collega’s’ heel eenvoudig collega’s uitnodigen en direct jouw team inrichten.

Bij het uitnodigen van collega’s kun je de rol van Admin, Manager of Medewerker toewijzen.

Moeten mijn opdrachtgevers of projectpartners ook betalen?

Woub is voor iedereen gratis te gebruiken. Wanneer jij externe deelnemers uitnodigt voor een chat, dan kunnen zij gratis een account aanmaken.

Als jouw bedrijf Woub Standaard heeft gekozen dan zullen de uitgenodigde externe deelnemers ook kunnen profiteren van jouw betaalde account. Zij kunnen alle berichten en media in de door jouw aangemaakte chat opzoeken, zonder enige beperking.

Hoe zijn de betalingen geregeld?

De bedragen worden automatisch maandelijks van jouw zakelijke bankrekening geïncasseerd. Wij begrijpen dat het aantal medewerkers per maand kan verschillen. De hoogte van de maandelijkse factuur is dan ook gebaseerd op het aantal gebruikers dat is toegevoegd aan jouw bedrijf. Het totaal aantal gebruikers vind je terug in het platform als je inlogt onder ‘Mijn collega’s’.

Mocht je kiezen voor jaarlijkse facturatie dan brengen wij het aantal gebruikers dat jij aan ons doorgeeft x 12 maanden in rekening.

Hoe kan ik een gevoelig document zoals een offerte afschermen?

Alle documenten die rechtstreeks in het project zijn geüpload, zijn niet zichtbaar voor gebruikers met de rol ‘medewerker’. Een ‘medewerker’ ziet dus alleen de media en documenten die verstuurd zijn in de chat waar hij aan is toegevoegd.

Start nu gratis met Woub

Je zit nergens aan vast